(Multi-) Projektmanagement im Marketing: 5 Tipps, wie Sie den Überblick über Aktivitäten und Kapazitäten behalten

Erstellt am: 04.11.2013 | Verfasser: AdCoach (Red. mm) | Quelle: AdCoach.de

Zu den wichtigsten Kernkompetenzen im Marketing gehört neben Kreativität und einem sicheren Gespür für neue Trends auch fundiertes Projektmanagement-Wissen. Im Marketingbereich müssen in der Regel viele kleinere bis mittlere Projekte parallel gemanagt werden. Dies unterscheidet die Projektarbeit im Marketing von anderen Unternehmensbereichen (z.B. Produktentwicklung oder IT), in denen ein großes bzw. wenige größere Projekte im Fokus der Projektarbeit stehen. Monika Monzel, Leitung der AdCoach Marketing Academy, hat eine Auswahl der besten Projektmanagement-Tools speziell für den Einsatz in Marketing zusammengestellt:

 

Alles im Blick mit der Projekt(gesamt)übersicht

In der Projektübersicht sind alle für ein Geschäftsjahr geplanten sowie laufenden Marketingprojekte, die von einem Projektmanager (bzw. dem gesamten Marketing-Team) gemanagt werden müssen, aufgeführt. Die Projektübersicht ist ein wichtiges Organisationstool: Jedes Projekt wird priorisiert und mit einem Start- sowie Endtermin versehen. Die Priorisierung ermöglicht es, in hektischen Zeiten zu entscheiden, welche Projekte vorrangig behandelt werden müssen und welche ggf. noch zurückgestellt werden können. Ferner wird zu jedem Projekt vermerkt, auf welchen Zielmarkt bzw. Zielgruppe das Projekt gerichtet ist, welches Budget zur Verfügung steht und ob bzw. wann eine Erfolgsmessung geplant ist.

 

Glasklarer Auftrag mit dem Projekt-Profil

Jedes Projekt, das in die Projektübersicht aufgenommen wird, sollte inhaltlich und organisatorisch möglichst genau geklärt werden, bevor mit der eigentlichen Projektarbeit begonnen wird. Schwammige Projektaufträge führen in der Regel zu zähen Prozessen, etlichen Korrekturschleifen und oft auch zu suboptimalen Ergebnissen. Zur detaillierten Klärung eines neuen (Marketing-)Projektes bietet sich ein standardisiertes Formular für die Projektbeschreibung an, in dem die Projektziele, die Zielgruppen, die Einsatzbereiche der geplanten Marketing-Maßnahme/n, inhaltliche und gestalterische Anforderungen, angestrebte Ergebnisse und Erfolge, mögliche Restriktionen sowie besondere Wünsche spezifiziert werden. Ideal ist der Einsatz eines solchen Projekt-Profils im Rahmen von internen Projekt(erst)besprechungen sowie Projekt- und Statusmeetings mit externen Beteiligten, z.B. Agenturen.

 

Aktive Projektsteuerung mit dem Projektplan (Workflow – Zuständigkeiten – Timing)

Projekte können nicht gesteuert werden, wenn sie nicht zeitlich geplant wurden. Der zeitliche Ablauf eines Projektes wird in einem Projekt-Workflow skizziert. Alle wichtigen To Do's sind hier aufgeführt, ferner die Zuständigkeiten sowie die geplanten (bzw. maximal zur Verfügung stehenden) Bearbeitungszeiten. Der Projektplan wird gegenüber allen Projektbeteiligten, Stakeholdern und Entscheidern kommuniziert, der planmäßige Verlauf jedes einzelnen Projektes durch den verantwortlichen Projektmanager wöchentlich kontrolliert. Bei Abweichungen werden frühzeitig geeignete Steuerungsmaßnahmen ergriffen, um insgesamt im Plan zu bleiben.

 

Stress reduzieren, Projekt-Staus vermeiden mit dem (persönlichen) Kapazitätskalender

Zu Spitzenzeiten kann ein/e Marketing Manager/in schon mal 15 Projekte und mehr auf dem Tisch liegen haben. Um unnötigen Stress durch Projekt-Staus zu vermeiden - und um neue Projekte möglichst störungsfrei in die bestehende Arbeit zu integrieren - ist es ratsam, die in der Projektplanung geschätzten Projektstunden in einem nach Kalenderwochen aufgebauten Kapazitätsplan zu "buchen". Ein solcher Kapazitätskalender kann von jedem Projektbeteiligten selbstständig geführt oder auf Teamebene zentral gepflegt werden. Die geplante (persönliche) Auslastung mit Projekten je Kalenderwoche wird sichtbar, jeder Beteiligte kann seine individuellen Projektbearbeitungszeiten an die wöchentliche Auslastungssituation anpassen.

 

Projektmanagement-Kompetenzen gezielt trainieren

Die o.g. Projektmanagement-Instrumente sowie weitere professionelle Projektmanagementmethoden und Projektmanagement-Tools, Unterstützung durch Projektmanagement-Software etc. werden intensiv in den Projektmanagement-Seminaren der AdCoach Academy (www.adcoach.de) trainiert.