Die 5 besten Management-Tools für Marketingleiter / Teamleitung Marketing

© AdCoach WerbeTrend Special, September 2012

Zu den wichtigen Aufgaben eines Marketingleiters bzw. Teamleiters Marketing gehört die Schaffung einer perfekten Infrastruktur für das Marketing(Projekt)Management. Monika Monzel, Leitung der AdCoach Marketing Academy, hat die fünf besten Management-Tools für Marketing(team)leiter/innen zusammengestellt:

1. Die (Jahres-)Projektübersicht

In dieser Übersicht sind alle im Laufe eines Geschäftsjahres geplanten bzw. laufenden Marketingprojekte aufgeführt. Die Projektübersicht ist das wichtigste Orientierungstool für das Marketing-Team, denn sie zeigt den einzelnen Projektmanagern/innen, welche Projekte in den nächsten Wochen und Monaten anstehen. Jedes Projekt wird priorisiert und mit einem Start- sowie Endtermin versehen. Die Priorisierung ermöglicht es, in hektischen Zeiten zu entscheiden, welche Projekte vorrangig behandelt werden müssen und welche ggf. noch zurückgestellt werden können. Ferner wird zu jedem Projekt vermerkt, auf welchen Zielmarkt bzw. Zielgruppe das Projekt gerichtet ist, welches Budget zur Verfügung steht und ob bzw. wann eine Erfolgsmessung geplant ist.

2. Der Marketing(jahres)plan

Der mindestens 1x jährlich zu erstellende Marketingplan liefert den Input für die Projektübersicht. Aus ihm werden sämtliche Marketingaktivitäten für die nächste Planperiode (i.d.R. ein Jahr) abgeleitet. Er bildet den Rahmen für ein systematisches und zielgerichtetes Marketing – und ist das wichtigste strategische Tool jedes Marketingleiters bzw. Marketing- oder Produkt-Managers. Der Marketingplan basiert auf einer Analyse der aktuellen Marktsituation, neuer Markttrends, veränderter Zielgruppenbedürfnisse, Stärken-/Schwächen Vergleiche mit den wichtigsten Wettbewerbern etc. und hilft dem Marketing Manager, das Marketingbudget in die attraktivsten Kanäle sowie effektivsten Aktionsfelder zu lenken.

3. Der Projektauftrag

Jedes Projekt, das in der o.g. Projektübersicht aufgeführt ist, muss zum geplanten Starttermin sauber an den jeweiligen Projektverantwortlichen übertragen werden. Schwammige Projektaufträge führen in der Regel zu zähen Prozessen, vielen Korrekturschleifen und oft auch zu suboptimalen Ergebnissen. In die Übertragung / Delegation von Projekten an Mitglieder des Marketingteams (bzw. an externe Dienstleister) sollte der Marketing(Team)Leiter etwas (mehr) Zeit investieren. Diese Mehr-Zeit kann i.d.R. im Verlauf des Projektes durch eine reibungslosere Projektabwicklung wieder doppelt eingespart werden. Zur Fixierung eines Projektauftrags bietet sich ein standardisiertes (internes) Briefingformular an, in dem die Projektziele, die Zielgruppen, die Einsatzbereiche der geplanten Maßnahme/n, inhaltliche und gestalterische Anforderungen, angestrebte Ergebnisse und Erfolge, mögliche Restriktionen sowie besondere Wünsche spezifiziert werden. Ideal ist die Kombination mit einer (kurzen) persönlichen Projektbesprechung, welche dem Projektverantwortlichen die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen und eigene Ideen bzgl. der Umsetzung noch vor dem Beginn der operativen Projektarbeit zu erörtern.

4. Projekt-Workflows

Als Marketingleiter/in sollte man gemeinsam mit dem Team für häufig wiederkehrende Projekte sog. Standard-Workflows anlegen. In diesen Workflows sind alle wichtigen Arbeitsschritte, Abstimmungsprozesse und Qualitätskontrollen – vom Start des Projektes bis zum Projektabschluss – definiert. Projekt-Workflows erleichtern die Erstellung realistischer Projekttimings (bzw. die Ermittlung notwendiger Vorlauf- und Bearbeitungszeiten, die auch gegenüber internen Projektbeteiligten / Entscheidern kommuniziert werden sollten) sowie eine konsequente, proaktive Projektsteuerung durch den verantwortlichen Projektmanager.

5. Kapazitätskalender

Als Marketingleiter/in bzw. Teamleiter/in Marketing sind Sie stets auch verantwortlich für eine optimale Auslastung Ihres Teams. (Permanente) Überlastungen einzelner Stellen sollten vermieden, neue Projekte möglichst störungsfrei in die bestehende Projektplanung integriert werden. Dies ist nur möglich, wenn jedes Mitglied des Marketingteams sich auf die Projekte, an denen es beteiligt ist, konsequent bucht. Dies geht mittels eines Kapazitätskalenders, den entweder jeder Mitarbeiter eigenverantwortlich führt oder der teamübergreifend angelegt und zentral gepflegt wird.