Selbst-Test: Bin ich reif für agiles Projektmanagement

Erstellt am: 29.07.2019 | Autor: Monika Monzel, Geschäftsführerin AdCoach (www.adcoach.de) | Quelle: AdCoach.de

 

New Work, Flexibilität, Schnelligkeit und Agilität sind die Top-Themen in der heutigen Arbeitswelt. Um das Thema "Agiles Projektmanagement" ranken viele Gerüchte – manche sehen darin ihre Chance, endlich ohne äußeren Druck arbeiten zu können. Andere sehen sich von den vielen Restriktionen, Tools und "Spielregeln", die das agile Arbeiten im Team erfordert, schlichtweg überfordert.

 

Agiles Arbeiten bedeutet weder das eine noch das andere. Mehr Agilität in der Bearbeitung von Projekten zielt schlichtweg darauf ab, schneller zu verwertbaren Ergebnissen zu gelangen und den Raum für innovative Lösungen möglichst weit zu öffnen. Das Projektergebnis wird "iterativ" erarbeitet. Dies hat viele Vorteile gegenüber dem klassischen Projektmanagement, das oft "zäher" zum Ziel führt.

 

Doch erfüllt man selbst (oder als Team) die Voraussetzungen, um agiler arbeiten zu können?

 

Der von AdCoach (www.adcoach.de) entwickelte 7-Punkte-Check zum Thema "Bin ich reif für agiles Projektmanagement?" hilft bei der Identifikation möglicher Hindernisse.

Check 1: Kann ich auch ohne detailliertes Briefing arbeiten?

Die Idee des agilen Projektmanagements basiert auf der Erkenntnis, dass komplexe Projekte zum Projektstart nie bis ins kleinste Detail geplant werden können. Die Briefings sind "schwammig", weil das gewünschte Ergebnis nicht konkretisiert werden kann.

 

Viele Projektmanager/innen haben damit ein Problem. Es gelingt ihnen nicht, auf Basis weniger Vorgaben eine Vision von möglichen Lösungen zu entwickeln. Doch genau diese Voraussetzung muss man mitbringen, wenn man (alleine oder im Team) agiler arbeiten möchte!

 

Man muss sich trauen, mit wenigen Vorgaben zu starten und im laufenden Projekt offen dafür sein, dass sich neue (oder geänderten) Anforderungen zu stellen. Das agile Projektmanagement lebt von klaren Zielen. Man braucht zum Projektstart nicht mehr und nicht weniger. Der Vorteil: Ziele (Was wollen wir erreichen?) statt detaillierte Vorgaben (Wie wollen wir es erreichen?) schaffen den Raum für wirklich kreative Lösungen.

Check 2: Bin ich wirklich bereit, iterativ vorzugehen?

Eng mit Punkt 1 hängt das Prinzip des "iterativen Herantastens" an die ideale Lösung zusammen. Ein aus dem Lean-Management stammendes Prinzip des agilen Projektmanagements ist es, das Feedback des Auftraggebers / Project Owners so früh wie möglich in das Projekt einzubringen und Richtungsänderungen im laufenden Projekt zuzulassen.

 

Dies gelingt nur durch eine kontinuierliche Kommunikation sowie durch die Organisation des Projektes in sogenannten "Sprints". (Dabei handelt es sich um fixe Bearbeitungsintervalle mit einer Dauer zwischen 1 Woche und 4 Wochen). Jeder Sprint bringt ein sichtbares (Teil-)Ergebnis hervor, das mit dem Project Owner am Ende des Sprints diskutiert wird. Hieraus können sich kleine Korrekturen, aber auch ganz neue Anforderungen ergeben, die dann priorisiert und (ggf.) in den nächsten Sprints realisiert werden.

Check 3: Kann ich das "Wichtige" vom "Nice to have" unterscheiden?

Agiles Arbeiten führt nur zum Erfolg, wenn man weiß, wann es Zeit ist, aufzuhören. Projektergebnisse lassen sich immer verbessern, egal wie lange man daran arbeitet. Qualität zeichnet sich aber nicht nur durch das Ergebnis selbst, sondern auch durch die Zeit und das Budget, das hierfür geopfert wurde, aus.

 

Für ein effizientes agiles Projektmanagement ist es daher wichtig, die "Muss-Anforderungen" an ein Projekt von den "Nice to haves" klar zu trennen. Es wird solange Zeit und Geld investiert, bis alle Muss-Anforderungen erfüllt sind. Wenn dann noch Zeit- oder Budget-Puffer übrig sind, kann man step-by-step die "Nice to have-Anforderungen" umsetzen.

Check 4: Bin ich in der Lage (und willens), mich regelmäßig abzustimmen?

Zu den größten Risiken (und Kritikpunkten) des agilen Projektmanagements zählt die Notwendigkeit, sich mit dem PO und im Team regelmäßig abzustimmen. In der Praxis hört man oft von Teams, die ihre Meetings abgeschafft haben und nur noch sporadisch via E-Mail oder Social Intranet kommunizieren.

 

Der vermeintliche Zeitgewinn führt jedoch zu einer neuen Form von "Silo-Denken", das durch das agile Projektmanagement ja eigentlich überwunden werden sollte. Es ist letztlich egal, ob man die regelmäßigen Abstimmungen persönlich, via Telefon, Videokonferenz oder in einem virtuellen Raum (mittels einer Kollaborationssoftware) stattfindet lässt. Wichtig ist, dass man zum Start und Ende jedes Sprints Zeit investiert, um sich über die erreichten Ergebnisse und die nächsten Schritte abzustimmen.

Check 5: Bin ich bereit, "proaktiv" zu arbeiten?

Proaktiv heißt in diesem Zusammenhang "von mir ausgehend". D.h. man wartet nicht ab, dass man gesagt bekommt, wie ein Projekt konkret umzusetzen ist, sondern entwickelt von sich aus Ideen und Vorschläge für optimale Lösungen. Agiles Projektmanagement braucht Menschen mit Visionen, die alleine auf Basis klarer Ziele alternative Lösungswege entwickeln können, welche dann die Grundlage für den interativen Prozess (s. Check 2) bilden.

Check 6: Wie gut kann ich mein "Ego" zurückstellen?

Im agilen Projektmanagement steht immer das optimale Ergebnis – und zwar "optimal" aus Zielgruppensicht – im Mittelpunkt aller Überlegungen. Persönliche Geschmacksdiskussionen sind hier fehl am Platz. Wer agil arbeiten will, braucht eine klare Vorstellung von den Wünschen und Herausforderungen der Zielgruppe. Dies sind die Menschen, die das Projektergebnis letztlich nutzen sollen. Das Arbeiten mit "Personas" (s. Tools) hilft.

Check 7: Verfüge ich über geeignete "Tools"?

Für das agile Projektmanagement braucht man nicht viele Tools. Aber ein paar Tools haben sich bewährt, insbesondere wenn man nicht ganz alleine, sondern im Team arbeitet. Dazu gehören kollaborative Task Management Tools, ggf. ein digitales oder physisches "Kanban-Board" sowie Wissen (und eine gute Vorlage dafür), wie man ein "Product Backlog" und einen "Sprint Plan" anlegt. Auch konzeptionelle Tools wie Persona Boards, User Stories oder Use Cases sind hilfreich – speziell für agile Marketingteams.

Ergebnis & Fazit

Wenn Sie die sieben Check-Punkte mit "Ja" beantwortet haben, sind Sie gut aufgestellt. Die "Nein"-Punkte zeigen Ihnen mögliche Hemmnisse, an denen es sich zu arbeiten lohnt. Agiles Projektmanagement gehört mittlerweile zu den wichtigsten Schlüsselqualifikation im internationalen Business. Aber auch das klassische Projektmanagement darf nicht unterschätzt werden. Es gibt immer Projekte, die besser "klassisch" (d.h. phasenweise, klar hierarchisch strukturiert) gemanagt werden. Dies gilt insbesondere für Marketingprojekte mit nicht verschiebbaren Deadlines und klar definierten Anforderungen.