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Fachbeitrag: Projektmanagement mit einfachen Tools - Die "Super-Projektliste"

Projektmanagement mit einfachen Tools: Die "Super-Projektliste" für mehr Überblick

Erstellt am: 21.08.2017 | Autor: Monika Monzel, Geschäftsführerin AdCoach (www.adcoach.de) | Quelle: AdCoach.de

Bild: Fotolia

Wie eine einfache Excel-Tabelle jedem Projektmanager helfen kann, den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten. (Expertentipps von AdCoach mit Muster-Projektliste.)

 

Ein Marketing Manager managt in der Regel zwischen fünf und zehn Marketing-Projekten gleichzeitig. Wie behält man da den perfekten Überblick?

 

Listen über Listen, komplizierte Projektmanagement-Tools, umständliche Aktualisierungen – jeder Projektverantwortliche scheut den administrativen Aufwand des klassischen Projektmanagements. Besonders im schnelllebigen Marketingbusiness werden ganz einfache Tools gesucht, mit denen man mit wenig Pflegeaufwand jederzeit den Überblick über seine laufenden Marketing-Projekte behält.

 

Doch Vorsicht vor ganz einfachen Task Management Tools. Die üblichen "To Do-Listen" sind zwar sehr schnell zu pflegen, eignen sich aber nicht für komplexe Projekte und verleiten zudem zu kurzfristigem Denken. Marketing-Projekte müssen aber "proaktiv", d.h. vorausschauend gemanagt werden, weil meistens ein bestimmter Endtermin mit ihnen verbunden ist. Bei solchen Projekten ist es sehr stressig und wenig effizient, immer nur den nächsten Schritt zu planen. Nur per Zufall wird man rechtzeitig fertig und erreicht die geforderte Qualität. Was im Marketing Management dringend gebraucht wird, ist eine einfach zu pflegende Projektübersicht, in der für den verantwortlichen Projektmanager (1) alle parallel laufenden Projekte, (2) alle mit den einzelnen Projekten zusammenhängenden To Do's sowie (3) alle projektübergreifenden Aufgaben jederzeit erkennbar sind.

 

Für den Erfolg von Marketingprojekten ist es grundsätzlich wichtig, die langfristige Perspektive und die kurzfristige Planung zu kombinieren. In der Regel wird dies in unterschiedlichen Projektplanungen und Ablaufplänen abgebildet, was vielen Projektmanager/innen aber zu umständlich ist. Im AdCoach Team wurde deshalb als Alternative zu den klassischen Projektmanagement-Tools (die unter bestimmten Umständen auf jeden Fall ihre Berechtigung haben) eine Art "Super-Einfach-Projekt-Liste" entwickelt, die sich jeder Projektmanager mit Excel (oder einer vergleichbaren Software) in kurzer Zeit selbst nachbauen kann.

Die Super-Projektliste – Aufbau und Pflege

Die Liste besteht aus x Projektspalten (bei 5 parallel laufenden Projekten also 5 Spalten sowie einer Spalte "Diese Woche") sowie ggf. einer weiteren Spalte "Heute". Wer alle erledigten Aufgaben sehen will, richtet sich noch eine Spalte "Erledigt" ein, in die er die realisierten Aufgaben verschieben kann.

 

: (Multi-)Projektmanagement mit einfachen Tools / Beispiel / Eine einfache Excel-Tabelle kann helfen, den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten
(Multi-)Projektmanagement mit einfachen Tools / Beispiel / Eine einfache Excel-Tabelle kann helfen, den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten | Grafik / Quelle: AdCoach (https://www.adcoach.de)

 

In den Projektspalten wird alles Wichtige zu einem Projekt festgehalten – in jeder Zelle also ein "To Do" oder eine Idee, die nicht verloren gehen soll. Damit die Liste nicht unübersichtlich wird, muss man die Texte in den einzelnen Zellen sehr kurz halten. Die Einträge dienen dem Projektmanager nur als Gedankenstütze – ausführliche Informationen können z.B. in verlinkten Dokumenten fixiert werden. Fixe Abgabetermine (s. Grafik *) und / oder Aufwandschätzungen (siehe Grafik **) können als Text-Zusatz für schnelle Orientierung über nicht zu verpassende Deadlines sowie Plan-Stunden sorgen.

 

Wichtig ist es, die Liste (min.) 1 x wöchentlich zu aktualisieren. Neue To Do's werden in die jeweiligen Projektspalten eingetragen, nicht mehr relevante Einträge werden entfernt, die Wochenspalte mit den To Do's für die aktuelle Woche befüllt etc. (Wer täglich plant, nutzt entsprechend die Tagesspalte).

 

Wer die Excel-Mappe nicht nur für das laufende (d.h. wöchentliche / tägliche) Aufgabenmanagement im Marketing, sondern auch zur Projektdokumentation nutzen möchte, kann sich für jede Kalenderwoche in der Excel-Mappe einen eigenen Reiter anlegen und die aktuelle Woche als Basis für die Planung der nächsten Woche kopieren. So kann der Verlauf aller Projekte in einem bestimmten Zeitraum (z.B. über ein halbes oder ganzes Jahr) vollständig dokumentiert werden.

 

Das Prinzip folgt der Logik von professionellen Projekt- und Task-Management-Tools wie Trello oder Jira. Allen Projektmanager/innen, denen es darum geht, sich mit einem einfachen Tool eine leicht zu pflegende Übersicht über ihre (Marketing-)Projekte zu verschaffen, ist die "Super-Einfach"- Projektübersicht durchaus zu empfehlen. Für das Management sehr vieler Projekte, für ausführliche Reportings, detaillierte Kapazitätsplanungen o.ä. sowie für Design-Liebhaber und Freunde von Drag&Drop Funktionen ist Excel sicherlich nicht das optimale Tool. Am besten probiert man verschiedene Projekt- und Task-Management-Tools einmal selbst aus, um herauszufinden, welches für die eigene Projektarbeit am besten passt. Dann erkennt man schnell, ob ein einfaches Tool wie Excel für die persönliche Arbeitsweise ausreicht oder ob man besser auf eine spezifische(re) Projektmanagement-Software wechseln sollte.

Weiterbildungstipp zum Thema

Zu dem Thema "Projektmanagement im Marketing" bietet die AdCoach Academy ein 1-tägiges Kompaktseminar, ein 2-tägiges Intensivseminar sowie spezielle Teamseminare für Marketingteams in Unternehmen und Agenturen an.

 

Inhalte (in Auszügen):

  • Mit einfachen Methoden Marketing-Projekte planen, kontrollieren und steuern
  • Nützliche Checklisten und Vorlagen kennenlernen und für die eigene Arbeit weiterentwickeln
  • Neuen Input für die Optimierung bestehender Projektmanagementprozesse erhalten
  • Spezifische Methoden für die besonderen Anforderungen im Marketing kennenlernen
  • Das teaminterne Projektmanagement durch neue, innovative Softwaretools unterstützen

 

Ausführliche Seminar-Informationen unter:
https://www.adcoach.de/Academy

 

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