Eventmanagement Checklisten
Die 5 besten Checklisten für die Veranstaltungsplanung und Veranstaltungsorganisation

Erstellt am: 04.08.2014 | Verfasser: AdCoach (Red. mm) | Quelle: AdCoach.de

Welche Tools und Checklisten braucht man als Eventmanager, um eine Veranstaltung perfekt zu organisieren? Die Antwort auf diese Frage hängt sicherlich von der Art und Größe des zu planenden Events ab. Fakt ist: Ohne professionelle Arbeitshilfen ist die Vielfalt der Eventmanagement-Aufgaben kaum zu bewältigen. Monika Monzel, Leitung AdCoach Marketing Academy (www.adcoach.de), hat aus den Eventmanagement-Seminaren von AdCoach die TOP 5 der unverzichtbaren Eventmanagement-Tools zusammengestellt:

 

1. Das Event-Profil

Die wichtigsten Eckdaten auf einen Blick. In dem Dokument werden alle planungsrelevanten Vorgaben zusammengetragen, z.B. der Eventtyp, das Eventthema, die Veranstaltungsziele, die geplante Besucherzahl, die gewünschte Besucherstruktur, eine (kurze) Beschreibung der Besucher (z.B. Besuchsmotive, Interessen, besondere Sicherheitsbedürfnisse etc.), Ort und Location, der Veranstaltungstermin sowie wichtige Ecktermine für die Eventorganisation.

 

2. Das Eventkonzept

Die von AdCoach entwickelte Konzeptvorlage integriert sämtliche Eventbausteine – Location, Haupt-Programm, Rahmenprogramm, Dekoration / Technik / Inszenierung, Catering, Besucherservices, Give-aways, Logistik etc. Die Basis für ein begeisterndes Eventkonzept bildet stets eine kreative Leitidee, formuliert als zentrale Botschaft der Veranstaltung, die sich wie ein roter Faden konsequent durch alle Veranstaltungsbausteine zieht.

 

3. Der Event-Projektplan

Es handelt sich dabei um eine strukturierte To-Do-Liste, die sämtliche zu erledigenden Aufgaben im Vorfeld der Veranstaltung, am Veranstaltungstag sowie nach der Veranstaltung in einer Übersicht zeigt – und somit die Frage beantwortet: Wer macht was (bis) wann? Ohne einen professionellen Projektplan ist ein reibungsloser Veranstaltungsablauf kaum sichergestellt. Ein Event-Projektplan senkt zudem den Stresspegel aller Beteiligten.

 

4. Das Eventbudget

Es enthält alle relevanten Kostenpositionen und hilft bei der regelmäßigen Soll-/Ist-Kosten-Kontrolle. Drohende Budgetüberschreitungen können frühzeitig erkannt, Kosteneinsparungsmöglichkeiten rechtzeitig geprüft und bei der Veranstaltungsplanung berücksichtigt werden.

 

5. Der Erfolgsplan

Hier werden die o.g. Eventziele konkretisiert und messbare Event-Erfolgskennzahlen definiert. Ferner werden die Methoden und Zeitpunkte der Erfolgsmessungen fixiert. Veranstaltungen, Events und Messeauftritte müssen heute mehr denn je einer kritischen Kosten-Nutzen-Analyse unterzogen werden. Klare, messbare Ziele unterstützen Eventmanager bei der Optimierung ihrer Veranstaltungskonzepte im Hinblick auf den jeweiligen Veranstaltungs-ROI (Return on Investment). Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Eventerfolge messbar (und damit ihren Nutzen für den Veranstalter transparenter) zu machen, die bereits bei der Eventplanung abzuwägen und entsprechende Vorkehrungen zu treffen sind.

 

Weitere Eventmanagement-Checklisten und -Tools

Die hier vorgestellten Tools sowie viele weitere Arbeitshilfen und Checklisten für das Eventmanagement und Eventmarketing (z.B. den Einladungs-Check, den Rechts- und Sicherheits-Check oder den "Plan B" für das - hoffentlich nicht notwendige - Pannenmanagement u.v.m.) werden in den Eventmanagement-Seminaren der AdCoach Academy (https://www.adcoach.de) intensiv behandelt und auf konkrete Eventprojekte aus dem Teilnehmerkreis angewendet.