Agile Marketing-Teams managen – Die 5 besten Management-Tools für Marketing Manager/innen

Erstellt am: 02.01.2018 | Autor: Monika Monzel, Geschäftsführerin AdCoach (www.adcoach.de) | Quelle: AdCoach.de

Zu den wichtigen Aufgaben eines Marketingleiters bzw. Teamleiters im Marketing gehört die Schaffung einer perfekten Infrastruktur für das Marketing(Projekt)Management.

 

Monika Monzel, Leitung der AdCoach Marketing Academy, stellt hier eine Auswahl der besten Management-Tools für Marketing Manager/innen vor.

1. Die agile (Jahres-)Projektübersicht

In einer Projektübersicht sind alle im Laufe eines Geschäftsjahres geplanten bzw. laufenden Marketingprojekte aufgeführt. Die Projektübersicht ist das wichtigste Orientierungstool für das Marketing-Team, denn sie zeigt den einzelnen Projektmanagern/innen, welche Projekte in den nächsten Wochen und Monaten anstehen. Jedes Projekt wird priorisiert und mit einem Start- sowie Endtermin versehen. Die Priorisierung ermöglicht es, in hektischen Zeiten zu entscheiden, welche Projekte vorrangig behandelt werden müssen und welche ggf. noch zurückgestellt werden können, wenn dringendere Projekte kurzfristig in das Team aufgenommen werden müssen. Ferner wird zu jedem Projekt vermerkt, auf welchen Zielmarkt bzw. Zielgruppe das Projekt gerichtet ist, welches Budget zur Verfügung steht und ob bzw. wann eine Erfolgsmessung geplant ist.

2. Der agile Marketing(jahres)plan

Der mindestens 1x jährlich zu erstellende Marketingplan liefert den Input für die Projektübersicht. Aus ihm werden sämtliche Marketingaktivitäten für die nächste Planperiode (i.d.R. ein Jahr) abgeleitet. Er bildet den Rahmen für ein systematisches und zielgerichtetes Marketing - und ist das wichtigste strategische Tool jedes Marketingleiters bzw. Marketing- oder Produkt-Managers. Der Marketingplan basiert auf einer Analyse der aktuellen Marktsituation, neuer Markttrends, veränderter Zielgruppenbedürfnisse, Stärken-/Schwächen-Vergleiche mit den wichtigsten Wettbewerbern etc. und hilft dem Marketing Manager, das Marketingbudget in die attraktivsten Kanäle sowie effektivsten Aktionsfelder zu lenken. Eine quartals- oder halbjährliche Anpassung bietet den notwendigen Raum für ein schnelles Reagieren auf neue Chancen und Risiken.

3. Der agile Projektauftrag

Jedes Projekt, das in der o.g. Projektübersicht aufgeführt ist, muss zum geplanten Starttermin sauber an den jeweiligen Projektverantwortlichen übertragen werden. Schwammige Projektaufträge führen in der Regel zu zähen Prozessen, vielen Korrekturschleifen und oft auch zu suboptimalen Ergebnissen. In die Übertragung von Projekten an Mitglieder des Marketingteams (bzw. an externe Dienstleister) sollte der Projekt-Auftraggeber etwas (mehr) Zeit investieren. Diese Mehr-Zeit kann i.d.R. im Verlauf des Projektes durch eine reibungslosere Projektabwicklung meist doppelt eingespart werden. Ideal ist die Kombination mit einer (kurzen) persönlichen Projektbesprechung, welche dem Projektverantwortlichen die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen und eigene Ideen bzgl. der Umsetzung noch vor dem Beginn der operativen Projektarbeit zu erörtern. Im Sinne des agilen Projektmanagements wird bei der Formulierung des Projetauftrags jedoch auf allzu restriktive Vorgaben verzichtet. Stattdessen wird eine sich im Projektverlauf detaillierende Basis-Anforderungsliste erstellt. Dieses Vorgehen bietet im Gegensatz zum klassischen Detail-Briefing die Möglichkeit, intensives Expertenwissen in den Briefingprozess einfließen zu lassen und somit zu einem insgesamt besseren Ergebnis zu gelangen.

4. Agile Projekt-Workflows

Zur Steigerung der Prozess-Effizienz sollte man gemeinsam mit dem Team für häufig wiederkehrende Projekte sog. Standard-Workflows anlegen. In diesen Workflows sind alle wichtigen Arbeitsschritte, Abstimmungsprozesse und Qualitätskontrollen - vom Start des Projektes bis zum Projektabschluss - definiert. Dies schafft Klarheit über Zuständigkeiten und Abläufe - und spart i.d.R. viel Zeit. Im Rahmen einer dynamischen, agilen Projektplanung wird zunächst nur ein grober Phasenplan aufgesetzt, die Details des Workflows werden dann für die jeweils aktuelle Phase (bzw. für den nächsten SPRINT = fixes Arbeitsintervall von 1 bis max. 4 Wochen) geplant. So können Unwägbarkeiten in der Planung besser aufgefangen und zähe Aktualisierungsprozesse, wie sie bei komplexen Workflows / Timings, häufig aufkommen, vermieden werden.

5. Konsequente Kapazitätsplanung

Marketing Manager/innen bzw. Teamleiter/innen im Marketing sind stets auch verantwortlich für eine optimale Auslastung der Teams. (Permanente) Überlastungen einzelner Stellen sollten vermieden, neue Projekte möglichst störungsfrei in die bestehende Projektstruktur integriert werden. Dies geht nur auf Basis einer konsequenten Kapazitätsplanung, die entweder jeder Mitarbeiter eigenverantwortlich für sich selbst führt oder die teamübergreifend angelegt wird, z.B. mittels geeigneter kollaborativer Softwaretools.

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