Events sind ein unverzichtbares Instrument der Erlebniskommunikation. Nichts kann Kunden und Mitarbeiter so nachhaltig begeistern wie eine gelungene, professionell inszenierte Veranstaltung. Der Begeisterungsfaktor hat jedoch seinen Preis. Gerade Business-Events werden mit immer größerem Kostenaufwand realisiert. Ein hohes Eventbudget führt jedoch nicht zwangsläufig zu mehr Erfolg.
Begeisternde Events lassen sich auch mit einem sparsameren Mitteleinsatz realisieren, sofern man die "Kostenfallen", die an vielen Stellen im Eventmanagement lauern, umgeht. Hierzu gehören z.B. eine falsche Terminplanung, ungünstige Veranstaltungsorte, Fehlplanungen betreffend Material und Catering, schlechtes Einladungs- und Anmeldermanagement, falsches Einkaufsverhalten sowie kostentreibende "Über-Inszenierungen" bei der Programmgestaltung.
Wo liegen die größten Kosteneinsparungspotenziale im Veranstaltungsmanagement? Ralf Monzel, Geschäftsleitung von AdCoach und Dozent der AdCoach Academy, hat 7 nützliche Praxistipps für mehr Kosteneffizienz im Eventmarketing zusammengestellt.
1. Rechzeitige Planung
Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben! Dies gilt besonders im Veranstaltungsmanagement. Nicht nur die Preise für Hotels, Reisetickets oder einzelne Programmbausteine können unter Zeitdruck unangenehm hoch ausfallen. Durch eine verspätete Planung nimmt man sich als Eventmanager/in die Möglichkeit, bestehende Sparpotenziale vollumfänglich auszuschöpfen.
Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit der Grobplanung der Veranstaltung – je nach Eventtyp mindestens 6 bis 12 Monate (und mehr) im voraus. Sie müssen zu diesem Zeitpunkt noch nichts fest buchen. Aber mit ausreichender Vorlaufzeit haben Sie noch alle Möglichkeiten durch Kooperationen, kostengünstige Programmbausteine, Frühbucherrabatte etc. Kosten zu sparen.
2. Wahl "günstiger" Termine und Veranstaltungsorte
Immer wieder tappen Eventplaner in die Terminfalle. Die Veranstaltung wird auf ein Datum fixiert, das bereits von einer internationalen Messe oder einem anderen wichtigen Großevent belegt ist. Hotels, Restaurants, Caterer, Reisedienstleistungen etc. sind dann oftmals deutlich teurer. Besser ist es, auf ruhigere Zeiten auszuweichen. Auch die Wahl des Veranstaltungsortes kann das Eventbudget unnötig belasten. Ungünstig unter Kostenspaketen sind vor allem Großstädte und Ballungszentren mit einem generell hohen Kostenniveau. Auch schlecht erreichbare Orte oder solche, die über keine geeignete Dienstleister-Infrastruktur (z.B. Caterer vor Ort) verfügen, können das Eventbudget unnötig belasten.
Tipp: Wählen Sie einen leicht erreichbaren Ort mit guter Infrastruktur am besten außerhalb der "Hochpreisregionen". Prüfen Sie vor Festlegung des Eventtermins, ob zeitgleich wichtige Messen, Feste, Sportereignisse, Musikkonzerte oder sonstige Großveranstaltungen am Ort bzw. in der Region stattfinden. Nützliche Hilfen für die Terminplanung bieten u.a. www.auma.de (Messetermine), www.prinz.de oder www.venyoo.de (lokale, regionale Events), www.feiertage.net (Feier- und Brückentage), www.schulferien.org (Schulferien).
3. Kooperationen
Oft kann man Budget sparen (bzw. auch mit kleinerem Budget tolle Events realisieren), in dem man sich Kooperationspartner sucht, die ebenfalls ein Interesse an den Besuchern der Veranstaltung (oder an der Veranstaltung selbst, z.B. als Präsentations- und Marketingplattform) haben. Vielleicht gibt es ein neues Restaurant vor Ort, das sich Ihren Besuchern gerne vorstellen würde und deshalb ein vergünstigtes Catering anbietet. Auch die Zusammenarbeit mit Herstellern von Getränken, Snacks, Knabberartikeln oder Give-aways bietet sich an, z.B. für Sampling-, Verkostungs- und Promotionaktionen im Rahmen der Veranstaltung. Auch Kosten für die Miete von Event-Equipment (Sonnenschirme, Theken, Stehtische usw.) lassen sich auf diese Weise reduzieren. Manche Hersteller (insb. der Getränkebranche) verfügen über ein gewisses Kontingent an Mietmöbeln und Deko-Utensilien, die wegen allgemein großer Nachfrage aber unbedingt rechtzeitig angefragt werden müssen (vgl. Punkt 1). Eine Medienkooperation, z.B. mit einem Radiosender, einer Lokalzeitung oder einer branchenspezifischen Zeitschrift (je nach Zielgruppe), ist schon fast unverzichtbar, wenn eine Veranstaltung reichweitenstark ankündigt werden soll, das Budget für klassische Werbung aber nicht ausreicht.
Tipp: Die Anbahnung von Kooperationen und die Akquise geeigneter Kooperationspartner braucht Zeit. Planen Sie rechtzeitig und erstellen Sie sich so früh wie möglich eine Liste denkbarer Kandidaten. Erarbeiten Sie ein kurzes, aussagekräftiges Konzept, das Ihre Leistung für den Kopperationspartner klar darlegt. Liefern Sie möglichst detaillierte Fakten zur Zielgruppe, zu den voraussichtlichen Besucherzahlen, zur Zielsetzung des Events und fügen Sie ggf. Erfolgskennzahlen, Fotos und Nachberichte vorangegangener Events hinzu.
4. Besucher-Integration
Nicht unbedingt das größte Spektakel, sondern vielmehr die gelungene Einbindung der Eventbesucher verhilft Veranstaltungen heute zu einem außerordentlichen Erfolg. Analog des "Web 2.0"-Zeitgeistes wollen immer mehr Besucher aktive Mitgestalter von Events (und nicht nur passive Zuschauer) sein.
Tipp: Nach dem Motto "Unsere Besucher machen selbst das beste Programm ..." sollten Sie das Veranstaltungsprogramm gezielt um Module bereichern, die den Besucher zum Akteur machen. Besucherintegrierende Maßnahmen sind z.B. Kurzbeiträge aus dem Publikum nach dem "Pecha Kucha"-Prinzip, Networking-Aktivitäten (z.B. Business Speed Dating), Kommunikationsinseln, moderierte Kreativ-Workshops oder "Mutproben", bei denen sich der Einzelne gekonnt in Szene setzen kann (natürlich freiwillig und unter fachkundiger Anleitung). Oft sind solche Mitmach-Module kostengünstiger realisierbar als große Showeinlagen, zudem persönlicher und nachhaltiger wirksam.
5. Selbstbucher, Selbstzahler
Für ein tolles Event sind die Besucher oftmals bereit, selbst in Tasche zu greifen und einen Teil der Kosten mitzutragen. Es kommt leider immer wieder vor, dass aus Kostengründen z.B. auf ein Catering komplett verzichtet wird. Dies hebt nicht gerade die Stimmung der Gäste. Wer sparen muss könnte statt dessen in der Einladung darauf hinweisen, dass für das leibliche Wohl gesorgt ist, Getränke und Snacks aber zu vergünstigten Preisen selbst zu zahlen sind. Vielleicht legen Sie der Einladung ja ein paar Getränkegutscheine bei?! Kosten können Sie auch sparen, indem Sie die Besucher bitten, die Buchung der Übernachtungen und Transfers selbstständig, d.h. auf eigene Rechnung vorzunehmen. Dies spart nicht nur Budget, sondern auch Zeit für die Organisation. Zudem reduziert sich das Beschwerderisiko wegen Falschbuchungen.
Tipp: Wägen Sie stets gut ab, in wieweit Sie einen Teil der Kosten auf die Gäste übertragen können. Kostenübernahmen durch die Besucher sind ein sehr heikles Thema! In jedem Falle sollten Sie auf nicht inklusive Leistungen, wie selbst zu zahlende Abendessen oder Reisekosten, in der Einladung explizit hinweisen. Ansonsten droht der Unmut der Besucher. Je nach Zielsetzung, Anlass und Publikum ist das "Selbstzahlen" ein No Go. Überlegen Sie trotzdem im Vorfeld, ob Sie Ihre Veranstaltungen stets nach dem "All Inclusive"-Prinzip ausrichten müssen oder ob es die ein oder andere Zusatzleistung gibt, welche der Besucher freiwillig und auf eigene Kosten in Anspruch nehmen kann.
6. Digitalisierung
Immer mehr Unternehmen streben aus Kostengründen und Umweltaspekten das "papierlose Büro" an. Warum also nicht auch bei (Informations-)Veranstaltungen auf die obligatorische Materialschlacht verzichten? Prospekte und Broschüren, Informationsunterlagen, Präsentationsfolien, Redemanuskripte etc. lassen sich problemlos digitalisieren und über das Web (ggf. in einem geschlossenen Bereich) schnell und bequem zur Verfügung stellen.
Tipp: Überlegen Sie, wie viel Papier Sie bzw. Ihre Besucher vor Ort wirklich brauchen. Oft reicht es aus, bestimmte Informationen (z.B. Kopien der Vortragsfolien) nach der Veranstaltung ausschließlich digital (z.B. in einem speziellen Downloadbereich auf der Firmen- oder Veranstaltungswebsite bzw. über öffentliche Plattformen wie z.B. slideshare.net) anzubieten (Achtung: Für die Veröffentlichung muss die Zustimmung des Rechteinhabers vorliegen!). Auf wichtige Daten und Fakten, die direkt vor Ort benötigt werden, können Sie ebenfalls via Internet oder in Form mobiler Anwendungen Zugriff gewähren. Das Mitführen von Notebooks oder Smart Phones ist gerade bei Business-Events mittlerweile der Standard, so dass die technischen Voraussetzungen für "papierlose Veranstaltungen" (auch im Sinne des steigenden Umweltbewusstseins in der Eventbranche) immer öfter gegeben sind.
7. Verhandeln geht fast immer
Auch wenn Sie es vielleicht nicht gerne machen: Grundsätzlich kann alles verhandelt werden. Fragen Sie nach Frühbucherkonditionen, Mengenrabatten oder Inklusivleistungen. Hotels bieten z.B. bei entsprechendem Auftragsvolumen immer öfter attraktive "Add-Ons" an (z.B. Übernachtung inklusive Minibar, kostenfreies Parken, Wellness-Package etc.). Falls Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten, involvieren Sie Ihre Einkaufsabteilung, die sich auf das Aushandeln guter Konditionen versteht und hierauf geschult ist. Häufig werden Veranstaltungen nur deshalb zu höheren Kosten realisiert, weil unterschiedliche Abteilungen im Unternehmen die Eventbausteine einzeln einkaufen.
Tipp: Sobald Ihr Eventkonzept steht, sollten Sie die zentrale Einkaufsabteilung (falls verfügbar) einschalten bzw. den Einkauf über eine zentrale Stelle koordinieren.
Generell gilt: Eine professionelle Veranstaltungsplanung hilft, unnötige Kosten und Risiken im Eventmarketing zu vermeiden. Ausführliche Praxistipps, nützliche Planungstools, Checklisten, Vorlagen, Linktipps etc. erhalten Sie in den Eventmanagement-Seminaren der AdCoach Academy (www.adcoach.de/Academy).
Quelle: AdCoach Academy, Autor: Ralf Monzel, November 2010
